(CARTAS, DIPLOMAS Y/O CERTIFICADOS)
Word no es un simple procesador de texto en el cual podemos redactar cartas nada más, tiene muchísimas funciones que si las conocemos y las colocamos en práctica nos facilitarán en gran manera muchos trabajos. En esta oportunidad quiero enseñarles solo una “pequeña” función pero que de seguro les ahorrará tiempo y esfuerzo; supongamos que tenemos 50 estudiantes de una promoción y queremos hacerle una mención de honor a cada uno de ellos (sería largo no?) hacer 50 copias e ir colocando en cada una los datos correspondientes. Justamente la correspondencia es para hacernos las cosas más fáciles, ya que ingresando los parámetros en el diseño base, generará automáticamente todas las copias que necesitemos.
1. Primero que todo debemos tener los datos a ingresar en un documento en Excel, por ejemplo si necesitamos el nombre y la cédula; hacemos 2 columnas don dichos nombres y se llenan (Obviamente este documento debe ser guardado).
2. Abrir un nuevo documento en Word y diseñar el esquema o plantilla del diploma o documento a insertar la correspondencia. (También puedes descargarlo de Internet).
3. Hacer clic en la pestaña de correspondencia(parte superior de Word, en la cinta de opciones)
4. Hacer clic en la opción Iniciar combinación de correspondencia.
5. A continuación dar clic en la última opción que dice: Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia...
6. Se abrirá una columna a la derecha donde debemos hacer clic a siguiente 2 veces.
7. Luego damos clic donde dice Examinar y buscamos el archivo en Excel con los nombres o datos a ingresar y se acepta.
8. Hacemos clic a siguiente para escribir la carta.
9. Nos ubicamos en el lugar donde se insertarán los datos y seleccionamos el formato, tipo de fuente, color, tamaño, etc.
10. Ahora hacemos clic nuevamente en la pestaña de correspondencia y damos clic en Insertar campo combinado (Seleccionamos el campo y lo insertamos)
11. Continuamos dando clic en siguiente en la columna de la derecha para ver la Vista previa y si todo va bien, damos clic en siguiente para completar la combinación.
12. Por último podemos imprimir o editar las cartas individualmente, que es lo que haremos.
13. Y finalmente aceptamos para validar. (Se abrirán las cartas en otro documento con todos los datos del archivo en Excel).
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